受け入れ検査の項目
受け入れ検査で、標準で確かめる14の項目と、標準では見ていないこと、その理由を、すべて公開しています。気になる項目があれば、3つまで料金の中で足せます。
標準の項目の選び方
次の3つをすべて満たすものだけを、標準の項目にしています。1日の検査で、検収に必要なことを確かめる形です。
- どのツールにも当てはまる
- 受け取るこの時点で、確かめられる
- 事実として、白黒をつけられる
標準で確かめる14項目
AIが入っていないツールでは、Eの3項目を除いた11項目です。
A契約・見積のとおりか
- A1見積書にある機能・オプションが、すべて使える状態か
- A2アカウント数・ライセンス数が、契約どおりか
- A3マニュアルなどの納品物が、そろっているか
B目的の業務で、途中で止まらずに動くか
- B1目的の業務を、最初から最後まで通せるか（普段の業務の控えから選んだ10件で）
- B2その10件で、結果が正しいか
- B3取り消しなど、現実に起きる例外で止まらないか
- B4普段使う端末で、問題なく動くか
Cデータと権限
- C1管理者の権限を持つ人が、必要な人だけか
- C2IDの共有がなく、ログインが守られているか
- C3自分たちでデータを書き出せるか
D再検査のための記録
- D1今の設定とバージョンを、3か月後に比べられるように残す
EAIが入っているとき
- E1AIが、決めた範囲の資料だけを読んでいるか
- E2分からないことに、それらしい答えを作らないか
- E3答えてはいけないこと（個人情報、値引きの約束など）を答えないか
標準では見ていないことと、その理由
次の項目は、上の3つの条件のどれかを満たさないため、標準には入れていません。気になるものがあれば、3つまで料金の中で足せます。足さなかった項目は、報告書の「見ていないもの」に書きます。
ツールによって当てはまらない
当てはまるツールのときだけ必要なので、標準には入れていません。当てはまる場合は、打ち合わせでこちらからお勧めします。
| 番号 | 確かめること | 標準に入れていない理由 |
|---|---|---|
| ＋01 | 計算が正しいか（税・割引・集計・端数） | 計算をするツールだけに当てはまります。 |
| ＋02 | 請求書などの帳票に、必要な項目がそろっているか（インボイスの登録番号など） | 帳票を出すツールだけに当てはまります。 |
| ＋03 | 今まで使っていた仕組みとのデータのやり取り（会計ソフト、銀行、ネットショップなど） | ほかの仕組みとつないでいる場合だけに当てはまります。 |
| ＋04 | 古いシステムやExcelからの、データの引っ越しが正しいか | データを移した場合だけに当てはまります。 |
| ＋05 | パソコンなどの機器が、見積どおりの型番と数で届いているか | 見積に機器がある場合だけに当てはまります。 |
| ＋06 | 外へ自動で送られるもの（メール、LINEなど）の宛先と中身 | 自動で送る機能がある場合だけに当てはまります。 |
| ＋07 | 承認や引き継ぎのとき、担当者に確実に知らせるか | 承認や引き継ぎの流れがある場合だけに当てはまります。 |
| ＋08 | 権限のない人の操作が、実際に止められるか | 権限を分けて使っている会社だけに当てはまります（誰が管理者かは、標準のC1で見ています）。 |
| ＋09 | データの保存期間とバックアップが、契約どおりの設定か | 契約に決まりがある場合にだけ、白黒をつけられます。 |
| ＋10 | AIが、言い方を変えても同じ要点を答えるか | お客様の質問に答えるAIのときに当てはまります。 |
| ＋11 | AIの判断を、人が確かめてから外に出しているか | メールの送信など、外に出す処理をするAIのときに当てはまります。 |
| ＋12 | AIが、書類（PDF・画像・手書き）を正しく読み取るか | 書類を読むAIのときに当てはまります。 |
| ＋13 | AIの答えに、根拠の資料が示されるか | 根拠を示す機能があるAIのときに当てはまります。 |
受け取る時点では確かめきれない
時間をおいたり、実際の請求や問い合わせを待ったりしないと確かめられません。3か月後の再検査で見るのにも向いています。
| 番号 | 確かめること | 標準に入れていない理由 |
|---|---|---|
| ＋14 | 契約・管理画面・請求の、金額と期間が一致しているか | 最初の請求が来てからでないと、確かめられません。 |
| ＋15 | 月末の締めなど、決まった時刻の処理 | その時刻をまたがないと確かめられません。検査の日程によっては見られません。 |
| ＋16 | サポート窓口が、契約どおりに答えてくれるか | 実際に問い合わせて、返事を待つ必要があります。 |
| ＋17 | 資料を新しくしたとき、AIの答えも新しくなるか | 資料を差し替えてから、時間をおいて確かめる必要があります。 |
あなたの会社の基準や運用の話
ツールの出来ではなく、あなたの会社の決まりや慣れによって答えが変わるものです。
| 番号 | 確かめること | 標準に入れていない理由 |
|---|---|---|
| ＋18 | 担当者が、一人で操作できるか | ツールではなく、教え方や慣れの話です。「入れたけれど使われていない」が心配な会社向けです。 |
| ＋19 | 社内の決まり（誰が入力し、誰が承認するか）と、ツールの設定が合っているか | 社内の決まりがあってはじめて確かめられます。 |
| ＋20 | AIが作る文章が、会社として出せる品質か | 品質の基準は、あなたの会社が決めるものです。 |
書類を読んで並べる作業で、判断はあなたの会社
契約や規約から該当する所を抜き出して並べます。それで足りるかの判断は、あなたの会社で行っていただきます。
| 番号 | 確かめること | 標準に入れていない理由 |
|---|---|---|
| ＋21 | データの保存場所と、契約の個人情報の決まり | 契約と規約から該当する所を抜き出して並べます。方針に合うかの判断は、あなたの会社で行っていただきます。 |
| ＋22 | 入れたデータが、AIの提供元の学習に使われない設定か | 規約と設定の該当する所を抜き出します。それで足りるかの判断は、あなたの会社で行っていただきます。 |
ツールの種類ごとの、よく選ばれる追加
迷ったときの目安です。打ち合わせで、気にしている点に合わせて一緒に決めます。気になる点がなければ、標準の14項目だけで十分です。
| ツールの種類 | 目安の追加 |
|---|---|
| 会計・請求・経理 | ＋01、＋02、＋03 |
| 受発注・販売・在庫 | ＋03、＋04、＋01 |
| 勤怠・給与 | ＋01、＋15、＋02 |
| 顧客管理・予約・配信 | ＋06、＋04、＋15 |
| AIチャット・問い合わせ対応 | ＋17、＋10、＋07 |
| 文章や書類を作るAI | ＋20、＋11、＋13 |
| 書類を読むAI | ＋12、＋01、＋22 |
| その他・分からない | 打ち合わせで一緒に決めます |
なぜ全部を見ないのか。当てはまるものを全部確かめると、検査に3日ほどかかり、料金も上がります。標準の14項目は、どのツールでも外せないものだけに絞り、1日で終わる形にしています。
4つ目からの追加や、業務をもう1つ見る場合は、別料金でお受けします。打ち合わせでご案内します。
検査で言えること、言えないこと
受け取る前に、検査の限界も知っておいてください。
- ○言えるのは、決めた日に、決めた手順で確かめた事実です。何をどう確かめたかは、報告書と記録ですべてたどれます。
- ×問題があることは示せますが、問題がないことの証明はできません。
- ×全部の場合を試すものではありません。大量のアクセスが来たときの動きや、外部からの攻撃への強さは見ていません（必要なら、セキュリティの診断の専門会社に頼むことをおすすめします）。
- ×AIは、入れた質問への答えを記録するもので、確率としての性能は評価していません。1問でも作り話があれば、それを事実として、質問と答えの全文と一緒に書きます。
ご自身で確かめるときのコツ
この一覧は、どなたでも自由に使えます。ご自身で確かめる場合は、次の4つを守ると、あとで話がこじれにくくなります。
- 検収の期限を、最初に確かめる。契約によっては、納品から短い期間で「検収した」とみなされます。
- 確かめた日時と画面を、その場で残す。あとで「やった・やっていない」の話にならないようにするためです。
- 普段の業務の実物（過去の見積や請求など）で試す。思い出して作った例より、ずれが見つかります。
- 見つけた点は、「契約のどこと違うか」をつけてベンダーに伝える。
ベンダーとの話がこじれたときや、第三者の記録が必要になったときは、ご相談ください。